27 maart 2020
Blog
#backofficeuitbesteden    #backofficeuitzendbureau   
Blog
27 maart 2020

Backoffice uitbesteden: Alles wat je moet weten

Backoffice uitbesteden? Iedereen met ervaring in de uitzendbranche weet dat het in dienst nemen van personeel plichten met zich meebrengt. Je krijgt te maken met cao’s, wetgeving, ziekterisico, pensioenen en contractverplichtingen. Het opdoen én bijhouden van deze kennis vergt veel tijd en energie. Tijd en energie die je waarschijnlijk liever besteedt aan activiteiten die wél direct bijdragen aan de groei en omzet van je uitzendbureau. Zoals het werven van kandidaten en het bezoeken van inleners.

Heb je er daarom weleens over nagedacht om de backoffice van je uitzend- of detacheringsbureau uit te besteden?

Maar voordat je zover bent, wil je natuurlijk wel weten wat backoffice uitbesteden precies inhoudt, wat de voor- én nadelen ervan zijn en hoe wij onze backoffice dienstverlening hebben vormgegeven.

In deze blog hebben we een aantal veelvoorkomende vragen op een rijtje gezet (en natuurlijk beantwoord). Dit artikel hebben we onderverdeeld in de volgende hoofdstukken:

Inhoud

Backoffice uitbesteden: alles wat je moet weten

Je backoffice uitbesteden: wat betekent dat?

Voor ons betekent het uitbesteden van je backoffice dat je weinig tot geen omkijken meer hebt naar alles wat komt kijken bij werkgeverschap in de flexbranche. Denk aan zaken als je loonadministratie, debiteurenbeheer, ziekteverzuim en contractbeheer. Het gaat dan niet alleen om operationele ondersteuning, maar we denken ook tactisch en strategisch met je mee. Daarnaast kan je zelf kiezen welke risico’s en verantwoordelijkheden je uit handen wilt geven. Bekijk onze flexdiensten.

Hoe werkt het uitbesteden van je backoffice?

Als je je backoffice uitbesteedt aan Flexhub, gaan we nauw samenwerken. Samenwerken met ons betekent ook samen ondernemen. We zetten onze kennis en expertise graag in om met name alle backoffice activiteiten perfect te regelen. Denk dan bijvoorbeeld aan zaken als:

Ook is onze professionele helpdesk direct bereikbaar voor vragen van inleners en uitzendkrachten. Bovendien profiteer je via ons van toegang tot trainingsmodules en software. En kan je gratis deelnemen aan onze kennissessies over ontwikkelingen in de markt.

Waarom zou je je backoffice uitbesteden?

In de twee antwoorden hierboven lees je al welke zaken we uit handen nemen als je je backoffice uitbesteedt. Maar dat geeft nog niet per definitie antwoord op de ‘waarom’-vraag. Het antwoord op deze vraag is natuurlijk persoonlijk.

Maar we horen van ondernemers in de uitzendbranche die bij ons aankloppen, vaak het volgende. “We houden van het werken met mensen en het werving- en selectieproces. Maar we zitten juist niet te wachten op alle administratieve rompslomp.” Herken je jezelf hierin? Dan is het uitbesteden van je backoffice waarschijnlijk een goede keus. Zo hou jij voornamelijk tijd en energie over om te doen wat je leuk vindt. En waar je goed in bent!

Een andere optie is om een administratief medewerker in te huren. Die persoon kan dan dit gedeelte uit handen nemen. Maar het is vaak lastig om één persoon te vinden die alle facetten van de backoffice beheerst. Wij hebben een heel team voor je klaarstaan, waarbinnen iedereen zijn eigen specialisme heeft. Zo ben je ervan verzekerd dat alles goed geregeld wordt.

backoffice-uitbesteden-kennismaking

Ben je benieuwd hoe een samenwerking met Flexhub op het gebied van je backoffice eruit kan zien? Kom gewoon eens vrijblijvend kennis maken. Bijvoorbeeld met Lejona, onze sales manager.

Welke voordelen biedt het uitbesteden van je backoffice?

Voordelen van het uitbesteden van je backoffice zijn:

Tijdwinst

Het grootste voordeel is dat het je veel tijd scheelt. Tijd om alle administratieve handelingen te doen en tijd om je kennis van alle wet- en regelgeving en cao’s bij te houden. Ook tijd om je debiteuren na te bellen, etc. Tijd die jij veel beter kunt gebruiken om te doen wat jij leuk vindt: het werven en matchen van inleners en kandidaten.

Minder liquide middelen nodig

Een uitzendbureau heeft voldoende liquide middelen nodig voor voorfinanciering. Het gaat dan om de lonen van de uitzendkrachten die je al moet uitbetalen voordat de inlener betaalt. En dat kan flink oplopen. Als je je backoffice uitbesteedt, zijn wij verantwoordelijk voor die voorfinanciering. Dat geeft zeker in de opstartfase van je onderneming veel rust.

Minder risico

Als een uitzendkracht ziek of arbeidsongeschikt wordt, kan dat grote financiële gevolgen hebben. Als je je backoffice uitbesteedt, is dit risico voor ons. Ook je debiteurenrisico kan je geheel of gedeeltelijk aan ons uitbesteden. Dan heeft het geen gevolgen voor jou als een inlener niet betaalt, maar lossen wij dat op.

Kennis altijd up-to-date

Omdat cao’s en wet- en regelgeving voortdurend veranderen, moet je je kennis goed op peil houden. Het is soms ingewikkeld en foutgevoelig. Als je de backoffice van je uitzendbureau uitbesteedt, geef je die zorgen en de bijbehorende risico’s uit handen.

Dit zijn wat ons betreft de grootste voordelen. We kunnen ons echter voorstellen dat je je afvraagt of er ook nadelen zijn. Wij hebben ze nog niet kunnen ontdekken, maar wij zijn natuurlijk bevooroordeeld… Heb je vragen hierover? Stel ze gerust.

Top 3 redenen backoffice uitbesteden van uitzendbureaus

Het maken van de perfecte match is al een hele kunst. De administratieve rompslomp die daarna volgt is weer een andere kunst. Veel uitzendbureaus zoeken alleen daarom al ondersteuning op, door hun backoffice uit te besteden. Andere redenen voor backoffice uitbesteden zijn:

  •  Cashflow-problemen
  •  Complexe wet- & regelgeving
  •  Risico’s werkgeverschap verleggen
  •  Focus op de core-business
  •  Sparringspartner
Top-3-Redenen-backoffice-uitbesteden-uitzendbureau

Hieronder gaan we in op de eerste 3 redenen voor backoffice uitbesteden.

1. Cashflow-problemen

Uitzendkrachten willen vaak wekelijks uitbetaald worden. Maar facturen worden vaak na 30 dagen betaald. Op papier dan. In de praktijk is het geen uitzondering als er pas na 50 dagen betaald wordt.

Zeker in de bouw is 60 dagen eerder regel dan uitzondering. Het openstaande bedrag loopt daardoor wekelijks op met enkele honderden of duizenden euro’s. Vooral voor mkb-uitzendbureaus is dit een erg groot bedrag om open te hebben staan. Met daarbij het risico dat de klant niet of slecht betaald of failliet gaat.

Kredietverzekeringen om dit risico in te dekken zijn erg duur. Met Flexhub is het voorschieten van grote bedragen en het debiteurenbeheer ineens niet meer jouw zorg, maar de onze.

Door onze commerciële, maar klantvriendelijke manier van debiteurenbeheer, betalen onze debiteuren na gemiddeld 25 dagen. Bovendien ontvang je je marge bij ons binnen 5 dagen na de factuurdatum, onafhankelijk van of de factuur al is betaald. Dit is zeker één van de belangrijkste redenen om je backoffice uit te besteden.

2. Complexe wet- & regelgeving

Cao-verhogingen, modelovereenkomsten, de inlenersbeloning, juiste inschaling, constant veranderende wet- & regelgeving. Dit is nog maar een greep uit alle wetten en regeltjes. En net als je denkt dat je ze onder de knie hebt, veranderen ze weer.

De specialisten bij Flexhub kennen de wet- en regelgeving op hun duimpje (lees bijvoorbeeld het verhaal van onze HR adviseur Patricia). Verandert er iets, dan verwerken ze dat op de juiste manier en informeren je waar nodig. Daarnaast wordt het juist toepassen van de inlenersbeloning door handige tools gemakkelijker.

3. Risico’s werkgeverschap

“Ik wens je veel personeel toe.” Met deze zin wordt niets positiefs bedoeld. Ziekte, loondoorbetaling bij ziekte, correcte betalingen en afdrachten volgens wet- en regelgeving. Door de backoffice van je uitzendbureau uit te besteden, hoef je je geen zorgen meer te maken over de daarbij horende verplichtingen en risico’s.

Wat kost het uitbesteden van je backoffice?

Veel ondernemers denken dat het uitbesteden van de backoffice hoge kosten met zich meebrengt. Zelf doen lijkt wellicht voordeliger, maar is het eigenlijk vaak niet. Als je namelijk alle factoren meerekent, is het uitbesteden van je backoffice helemaal niet meer zo duur. Denk dan aan zaken als personeelskosten voor een administratief medewerker. Maar ook tijd die jij of je medewerkers moeten investeren in het up to date houden van hun kennis van wet- en regelgeving. Ook de aanschaf van specifieke software voor salarisadministratie en -uitbetaling brengt kosten met zich mee. Denk ook aan verzekeringen voor je uitzendkrachten, et cetera.

Al deze zaken zijn niet goedkoop en/of kosten veel tijd als je het goed wilt doen. Als je je backoffice aan ons uitbesteedt, nemen wij al deze zaken voor onze rekening. Omdat wij hierin gespecialiseerd zijn, kost het ons minder tijd. Ook kunnen we kosten voor bijvoorbeeld verzekeringen en ziekteverzuim verdelen over een groeiend aantal personen. Daardoor kunnen wij dit voor een scherp tarief aanbieden.

Wil je meer weten over de tarieven backoffice uitbesteden? Neem contact op voor een maatwerk offerte.

Waarom je backoffice uitbesteden aan Flexhub?

Waarom zou je je backoffice aan ons uitbesteden? Wat onderscheidt ons van anderen? We kunnen hier natuurlijk een mooi verhaal neerzetten over onze kwaliteit, snelheid, flexibiliteit en servicegerichtheid (punten die bij ons hoog in het vaandel staan).

Maar waarschijnlijk ben jij meer benieuwd naar hoe onze klanten onze dienstverlening waarderen. Kijk daarom eens naar de klantverhalen op onze website.

Of maak gewoon een vrijblijvende kennismakingsafspraak met onze sales manager Lejona (mail naar l.bronk@flexhub.nl of bel 06-25336477). Dan kun je zelf ervaren of er een klik is – niet onbelangrijk als we nauw samen gaan werken.

Wat is een omrekenfactor?

De omrekenfactor rekent het bruto uurloon om tot de werkelijke loonsom (inclusief werkgeverslasten). De omrekenfactor bevat onder andere:

  • Afdracht sociale premies
  • Pensioenopbouw uitzendkracht
  • Opbouw reserveringen voor vakantiegeld en vakantiedagen, doorbetaling bij kort verzuim en feestdagen
  • Kredietverzekering
  • Voorfinanciering
  • Aansprakelijkheidsverzekering
  • Bedrijfsongevallenverzekering

Wij gebruiken de omrekenfactor om ons backoffice tarief te berekenen.

Welke backoffice pakketten biedt Flexhub?

Omdat we inmiddels al heel wat jaren onderweg zijn als backoffice dienstverlener, hebben we gemerkt dat de behoefte aan bepaalde backoffice diensten afhankelijk is van de fase van een onderneming. Daarom hebben we 3 flexdiensten samengesteld, waarbinnen natuurlijk ook weer maatwerk mogelijk is.

  • Kickstarter: bedoeld voor startende uitzendbureaus of detacheringsbureaus.
  • Partners: bedoeld voor flexondernemingen die toe zijn aan de volgende fase.
  • Executive partners: bedoeld voor volwassen flexondernemingen die op zoek zijn naar specifieke expertise.

Ontdek zelf welke flexdienst voor het uitbesteden van de backoffice van je uitzendbureau of detacheringsbureau bij jou past. Klik hier voor een overzicht.

Hoe kun je overstappen naar een andere backoffice dienstverlener?

Wellicht besteed je je backoffice al langere tijd uit. Ben je nog tevreden over de aanpak, expertise, tarieven en service van je huidige partij? Zo ja, dan zit je goed. Zo nee, dan is het tijd om op zoek te gaan naar een andere backoffice partij.

Overstappen-backoffice-dienstverlener

Overstappen kan best spannend zijn, omdat je natuurlijk niet wilt dat je opdrachtgevers en uitzendkrachten hier hinder van ondervinden. Wij zijn ons daar zeker van bewust van. Daarom zetten we ons 100% in om de overstap goed en snel te laten verlopen, zodat eigenlijk niemand er iets van merkt. Alleen in positieve zin natuurlijk.

Je medewerkers krijgen daarnaast een uitgebreide training. Hierdoor kunnen ze direct optimaal gebruikmaken van ons mooie softwarepakket voor front-, mid- en backoffice.

Lees hier onze uitgebreide blog over het overstappen van backoffice dienstverlener.

Hoe kun je WAB-proof je backoffice uitbesteden?

Ben je actief in de flexbranche, dan heb je vast weleens gehoord van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Deze wet is op 1 januari 2020 ingevoerd. De overheid wil met deze wet flexwerken minder interessant maken, zodat meer mensen een vast contract krijgen.

Ook voor backoffice dienstverleners heeft de WAB gevolgen. Daarom hebben we in 2019 hard gewerkt aan een aangepaste formule. Met deze formule kunnen we de backoffice voor uitzendbureaus en detacheringsbureaus op de juiste manier blijven verzorgen.

Je backoffice uitbesteden aan Flexhub

Als je op zoek bent naar een partij om je backoffice (WAB-proof) aan uit te besteden, maken we graag kennis met je. Je zult ontdekken dat een samenwerking met ons betekent dat we samen ondernemen. Wij zetten onze kennis en expertise graag in om met name alle backoffice activiteiten perfect te regelen.

Denk bijvoorbeeld aan facturatie, salarisadministratie, contractbeheer, ziekteverzuim en wet- en regelgeving. Hierdoor heb jij weinig omkijken meer naar het backoffice gedeelte. Zodat jij je kunt focussen op je core business en zorgeloos kunt ondernemen.

Aanvullende diensten bij Flexhub

Als wij samenwerken, staat onze professionele helpdesk graag voor je klaar. Ook opdrachtgevers en werknemers kunnen met vragen direct bij ons terecht. Bovendien profiteer je via ons van toegang tot trainingsmodules en software.

Daarnaast organiseren we kennissessies over ontwikkelingen in de markt. Voor jou natuurlijk helemaal gratis.

Daarom je backoffice uitbesteden aan Flexhub

Als je je backoffice aan ons uitbesteedt, mag je rekenen op kwaliteit, snelheid, flexibiliteit en servicegerichtheid van onze kant. We denken mee en vooruit.

Wij kunnen je diverse mooie verhalen van tevreden klanten leveren (een aantal van deze verhalen kun je hier lezen). Grootspraak, denk je wellicht? Neem contact op en beoordeel ons zelf.


Andere mensen keken ook naar
eisen-uitzendbureau-starten-2020
Eisen uitzendbureau starten 2021
De uitzendbranche groeit. Elke maand starten er nieuwe ...
>
Top-3-Redenen-backoffice-uitbesteden-uitzendbureau
Top 3 redenen backoffice uitbesteden van uitzendbureaus
Het maken van de perfecte match is al een hele kunst, de ...
>
Gabriela-financieel-administratief-medewerker-Flexhub-medewerkersverhaal
Een dag in het leven van onze administratief medewerker Gabriela
Vanachter haar werkplek thuis zet Gabriela nog even haar webcam ...
>